파워포인트 PDF로 저장하는 방법은 사용 중인 환경에 따라 조금 다릅니다. Windows에서는 파일 > 내보내기 > PDF/XPS 문서 만들기, Mac에서는 파일 > 다른 이름으로 저장 또는 파일 > 내보내기, 웹용 PowerPoint에서는 PDF 다운로드 기능을 이용하면 됩니다.
PDF로 저장하면 슬라이드의 서식과 레이아웃이 고정되므로 PowerPoint가 설치되지 않은 사람에게 파일을 보내거나 인쇄할 때 편리합니다.
파워포인트 PDF로 저장하는 방법: 먼저 확인할 핵심 내용
- Windows:
파일 > 내보내기 > PDF/XPS 문서 만들기 > PDF/XPS 만들기 - Mac:
파일 > 다른 이름으로 저장또는파일 > 내보내기에서 파일 형식을 PDF로 선택 - 웹용 PowerPoint:
파일 > 내보내기또는PDF로 다운로드이용 - 전체 슬라이드뿐 아니라 현재 슬라이드, 특정 범위, 유인물, 메모, 숨김 슬라이드도 설정 가능
- Mac에서 만든 PDF는 하이퍼링크가 유지되지 않을 수 있으므로 링크가 중요하면 웹용 PowerPoint 경로를 고려
Windows에서 PDF로 저장하기
1. PDF 내보내기 메뉴 열기
- PowerPoint에서 프레젠테이션을 엽니다.
- 왼쪽 위의
파일을 선택합니다. 내보내기를 클릭합니다.PDF/XPS 문서 만들기를 선택합니다.PDF/XPS 만들기버튼을 클릭합니다.
2. 저장 위치와 파일명 지정하기
PDF를 저장할 폴더를 선택하고 파일 이름을 입력합니다. 파일 형식이 PDF로 지정되어 있는지 확인한 뒤 저장 화면을 진행합니다.
3. PDF 품질 선택하기
내보내기 창에서는 용도에 따라 품질을 선택할 수 있습니다.
표준: 온라인 게시와 인쇄에 적합한 일반 품질최소 크기: 파일 용량을 줄이는 데 적합한 품질
인쇄하거나 다른 사람에게 원본에 가까운 품질로 전달하려면 일반적으로 표준을 선택합니다. 이메일이나 온라인 업로드에서 용량이 중요하면 최소 크기를 검토합니다.
4. 저장 범위와 구성 설정하기
저장 창의 옵션을 열면 PDF에 포함할 내용을 정할 수 있습니다. 전체 프레젠테이션 대신 다음과 같은 범위를 선택할 수 있습니다.
- 현재 슬라이드만 저장
- 특정 슬라이드 범위 저장
- 유인물 형식으로 저장
- 발표자 메모 포함
- 숨김 슬라이드 포함
설정을 마쳤다면 확인을 누른 뒤 게시를 클릭합니다. 지정한 폴더에 PDF가 생성됩니다.
Mac에서 PDF로 저장하기
Mac용 PowerPoint에서는 두 가지 경로를 이용할 수 있습니다.
방법 1: 다른 이름으로 저장
- 프레젠테이션을 엽니다.
- 메뉴에서
파일 > 다른 이름으로 저장을 선택합니다. - 파일 형식 또는 파일 포맷에서
PDF를 선택합니다. - 저장 위치와 파일명을 지정합니다.
저장을 클릭합니다.
방법 2: 내보내기
파일 > 내보내기를 선택합니다.- 파일 형식에서
PDF를 선택합니다. - 저장 위치와 파일명을 지정합니다.
- 내보내기를 실행합니다.
Mac에서 만든 PDF는 슬라이드의 고정된 화면을 전달하는 데는 적합하지만, 하이퍼링크가 유지되지 않을 수 있습니다. 발표 자료 안의 링크를 반드시 작동하게 해야 한다면 PDF를 만든 뒤 링크를 직접 확인하는 것이 좋습니다.
웹용 PowerPoint에서 PDF로 저장하기
브라우저에서 PowerPoint를 사용한다면 다음 경로를 이용합니다.
- 웹용 PowerPoint에서 프레젠테이션을 엽니다.
파일메뉴를 선택합니다.내보내기또는PDF로 다운로드를 선택합니다.- PDF 파일이 생성되면 다운로드 폴더나 브라우저에서 지정한 위치를 확인합니다.
OneDrive에 프레젠테이션을 저장한 뒤 웹용 PowerPoint에서 PDF로 다운로드하면 Mac용 PowerPoint에서 만든 PDF보다 하이퍼링크가 보존될 수 있습니다. 링크가 포함된 자료를 배포해야 한다면 다운로드 후 실제 PDF에서 링크가 작동하는지 확인하세요.
특정 슬라이드, 메모, 유인물만 저장하는 방법
모든 슬라이드를 PDF로 만들 필요가 없다면 Windows의 PDF 내보내기 과정에서 옵션을 열어 저장 대상을 바꿀 수 있습니다.
특정 슬라이드만 저장
현재 슬라이드만 저장하거나 슬라이드 번호 범위를 지정할 수 있습니다. 예를 들어 발표 자료 중 일부 페이지만 제출해야 할 때 전체 파일을 만든 뒤 삭제하는 것보다 내보내기 단계에서 범위를 지정하는 편이 안전합니다.
발표자 메모 포함
발표 대본이나 설명을 함께 전달해야 한다면 메모가 포함되는 형식을 선택합니다. 다만 외부에 배포할 자료라면 내부 검토 내용이나 개인 메모가 들어 있지 않은지 먼저 확인해야 합니다.
유인물 형식 사용
슬라이드 여러 장을 한 페이지에 배치한 인쇄용 자료가 필요하다면 유인물 옵션을 검토합니다. 발표 화면 그대로의 PDF가 필요할 때는 일반 슬라이드 형식을 선택하고, 배포용 인쇄물이나 회의 자료가 필요할 때는 유인물 형식을 선택하면 됩니다.
숨김 슬라이드 포함
발표 중 표시하지 않도록 숨겨 둔 슬라이드는 기본 목적과 다르게 취급될 수 있습니다. 숨김 슬라이드를 포함할지 여부를 확인하고, 최종 배포본에 내부용 슬라이드가 들어가지 않도록 주의합니다.
PDF로 저장하면 레이아웃이 고정되는 이유
PowerPoint 파일은 편집 프로그램, 글꼴, 화면 크기 등의 영향을 받지만 PDF는 페이지 단위로 내용을 고정해 보여 줍니다. 그래서 받는 사람이 PowerPoint를 설치하지 않았더라도 슬라이드를 열람하고 인쇄하기 쉽습니다.
반대로 PDF는 발표용 PowerPoint처럼 슬라이드 내용을 편집하거나 애니메이션을 실행하는 형식이 아닙니다. 편집이 필요하면 원본 .pptx 파일을 별도로 보관하고, PDF는 열람·공유·인쇄용으로 사용하는 것이 좋습니다.
PDF 저장이 제대로 되지 않을 때
PDF 메뉴가 보이지 않는 경우
사용 중인 프로그램이 데스크톱 PowerPoint인지 웹용 PowerPoint인지 먼저 확인합니다. Windows, Mac, 웹용 PowerPoint는 메뉴 위치와 표현이 다르므로 해당 환경의 경로를 사용해야 합니다.
원하는 슬라이드만 나오지 않는 경우
내보내기 전에 옵션에서 현재 슬라이드 또는 슬라이드 범위를 지정했는지 확인합니다. 저장 후에는 생성된 PDF의 첫 페이지와 마지막 페이지를 확인해 범위가 맞는지 검토하세요.
메모나 숨김 슬라이드가 예상과 다르게 포함되는 경우
PDF 옵션에서 메모, 유인물, 숨김 슬라이드 관련 설정을 다시 확인합니다. 특히 외부 제출용 파일은 메모나 숨김 슬라이드가 포함되지 않았는지 PDF를 직접 열어 점검하는 것이 안전합니다.
파일 용량이 너무 큰 경우
Windows 내보내기 화면에서 최소 크기 품질을 선택해 다시 저장할 수 있습니다. 다만 인쇄 품질이 중요하다면 파일 용량만 줄이기보다 표준 품질을 유지하는 편이 적절합니다.
하이퍼링크가 작동하지 않는 경우
Mac용 PowerPoint에서 만든 PDF는 하이퍼링크가 유지되지 않을 수 있습니다. 링크가 중요한 파일이라면 OneDrive에 저장한 뒤 웹용 PowerPoint에서 PDF로 다운로드하는 방법을 시도하고, 완성된 PDF에서 링크를 직접 눌러 확인합니다.
저장 전에 확인할 체크리스트
- PDF 파일 이름과 저장 위치가 맞는가
- 전체 슬라이드인지 특정 범위인지 확인했는가
- 메모와 유인물이 필요 여부에 맞게 설정되었는가
- 숨김 슬라이드가 의도치 않게 포함되지 않았는가
- 인쇄 목적이면 표준 품질을 선택했는가
- 링크가 필요한 자료라면 PDF에서 실제로 작동하는가
- 외부에 공개하면 안 되는 메모나 슬라이드가 남아 있지 않은가
작업 전에는 파워포인트 PDF로 저장하는 방법의 적용 범위와 원본 상태를 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
자주 묻는 질문
PDF로 저장하면 PowerPoint 원본이 삭제되나요?
아닙니다. PDF는 별도로 생성되는 파일입니다. 원본 PowerPoint 파일은 그대로 남으므로 편집이 필요하다면 원본 파일을 사용하면 됩니다.
PowerPoint가 없는 사람도 PDF를 열 수 있나요?
PDF는 PowerPoint가 없어도 PDF를 읽을 수 있는 프로그램이나 환경에서 열람할 수 있습니다. 그래서 서식과 레이아웃을 고정해 공유할 때 활용합니다.
한 장의 슬라이드만 PDF로 만들 수 있나요?
가능합니다. Windows에서는 PDF 내보내기 과정의 옵션에서 현재 슬라이드 또는 원하는 슬라이드 범위를 선택합니다.
발표자 메모도 PDF에 넣을 수 있나요?
PDF 내보내기 옵션에서 메모가 포함되는 형식을 선택할 수 있습니다. 외부 배포 전에는 내부 메모가 실수로 공개되지 않았는지 확인하세요.
PDF 파일 크기를 줄이려면 어떻게 하나요?
Windows에서 PDF를 만들 때 최소 크기 품질을 선택할 수 있습니다. 파일 크기와 인쇄 품질 중 어느 쪽이 중요한지에 따라 품질을 정하세요.
Mac에서 PDF로 만들었는데 링크가 사라졌습니다. 어떻게 해야 하나요?
Mac용 PowerPoint에서 만든 PDF는 하이퍼링크가 보존되지 않을 수 있습니다. OneDrive에 저장한 뒤 웹용 PowerPoint에서 PDF로 다운로드하는 방법을 시도하고, 최종 PDF에서 링크가 작동하는지 확인하세요.
마무리
Windows는 파일 > 내보내기, Mac은 다른 이름으로 저장 또는 내보내기, 웹용 PowerPoint는 PDF 다운로드 경로를 사용하면 됩니다. 저장 전에 PDF 품질과 슬라이드 범위, 메모·유인물·숨김 슬라이드 설정을 확인하고, 링크가 필요한 자료는 완성된 PDF에서 직접 검증하세요.
